DXの手始めに！IT企業がリアルに使うデジタルツール3選
2021.12.07（火）
- Webシステム
最近、DX（Digital Transformation／デジタルトランスフォーメーション）推進が推奨され、実際に取り組む企業が増えていますが、
「何年か前にもあったよね...要はIT化ってことでしょ？」「IT化とDXって何が違うの？」...現場ではそんな声もちらほら聞かれます。
DXを推進する、しないに関わらず、私たちの仕事にデジタル技術・デジタルツールは欠かせないものとなってきており、その流れはこれからも加速していくことでしょう。
であれば、業務の中にデジタルツールを取り入れて、積極的に活用していきたいところです。
そこで今回は、20年以上、ネットとWebの技術に特化してITソリューションをご提供している当社が、
- デジタルツールとDX
- リアルに使うデジタルツール
- デジタルツールの選び方
この3つの内容をご紹介。デジタルツールを導入・活用することで、便利で円滑な業務環境を整えていきましょう。
デジタルツールとDX
DXとIT化、どちらもパソコンやソフトウェア、インターネットなどのデジタル技術を使うことから混同されがちですが、実は大きく違います。
DXとは、
「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」と定義されています。
対して、IT化とは、IT（＝Information Technology／情報技術）を活用して、用紙や帳票などを使って手作業で行っていたアナログな作業･ツールをデジタル化し、業務を効率化することです。IT化で作業の自動化を行い、情報をデジタル化することで業務を効率化した結果、コストの削減を目指すというものです。
それぞれの定義を文字にして見比べると、その違いがはっきり分かることと思います。
端的にまとめると、以下のようになります。
項目 |
どういうこと？ |
一例 |
DX（Digital Transformation） |
デジタル技術によって企業風土を変え、新しい価値や体験、業務プロセスの変革を生み出し、優位性を得ること |
・ECサイトを立ち上げて、事業を始める |
IT化（Information Technology） |
デジタル技術によって業務･作業を効率化して、コスト削減をすること |
・システムの導入で手書きの帳票をデジタル化し、管理や集計、分析を容易にする |
このように、DXとIT化の一番の違いは、デジタル技術の活用でアウトプットが変わることです。
DXは、使用するツールや業務フローの変化のみならず、考え方の根底から変わることにより、生み出される価値、体験、プロセスに変革が起こることなのです。
DXにより新しい何か（価値、体験、プロセス）を生み出す、ということは日常業務の中で非常にイメージしにくいことだと思います。
また、DXは、企業全体で正しく十分に理解されている条件下で推進していくことが重要なため、本格的なDX推進の前に準備運動が大切です。
DX推進の準備運動を通じて、まずは社内のマインドを変えることが必要ですが、それはすぐに実現できるものではありません。
会社という組織の中で、キャリア・所属部署・考え方などあらゆるものが異なる社員のマインドを変えていくためには、DXの必要性を理解し、推進することで自分たちの業務が「改善された」と体感してもらうことがポイントになります。
そごでおすすめなのが、手軽に取り入れられてDXマインドを自然と身に付けられるデジタルツールの導入です。
デジタルツールの導入・活用で「業務の効率化」「コミュニケーションの促進」「いつでもどこでもアクセスできる」などのメリットを、日々の業務の中で体感していくことができます。
IT企業が使うデジタルツール3選
「DXとIT化は違うもの」だと理解し、DX推進の準備運動にデジタルツールが最適だと分かったところで「じゃあ、何を導入すればいいの？」という疑問が出てきます。
当社は、ITソリューションの会社として、自社のDXを積極的に推進しています。
最近も、DXの一環として一部業務フローにおけるはんこレス化や、サービスサイト「N-PLUS」におけるデジタルによるコンテンツマーケティングを実行に移しました。
そんな私たちが実際の業務で使っているデジタルツールを3つ紹介します。
無料で気軽に導入できるものばかりなので、貴社でDXを推進する手始めにピッタリです。
①Slack（スラック）
▶ビジネスチャットツール。全世界で1,000万人以上のユーザーが利用しています。
無料版でも招待できるメンバーの上限がないなど、高機能（検索範囲･容量などの制限あり）。
▶オープンでフラットかつ即時性のあるコミュニケーションが可能に。
音声チャットやビデオ通話機能もあるので、電話やオンライン会議ツールとしても使うことができ、
外出の多い営業部員やテレワークで社外にいるメンバーとのやりとりにも便利です。
▶外部システムとの連携機能も豊富で、非常に便利です。
GoogleDrive、Googleカレンダー、Gmail、Trello、Backlog、Zoom、Microsoft Teams、Outlook、Twitter など
②Trello（トレロ）
▶タスク管理ツール。全世界で2,500万人以上のユーザーが利用しています。
無料版でも必要な機能がほとんどそろっています。前出のSlackとの連携もできて便利です。
▶カードを動かしながらタスクを視覚的に管理できることが特長で、個人のタスク管理だけでなく、チームでタスクを共有することも。
カードの種類ごとに期限や担当者を設定できたり、カードのタスクをさらに細分化してチェックリストを作ったりもできます。
▶付箋に書いて予定表に貼り付ける、移動する、予定を一覧で見るといったアナログなやり方のイメージに近く、
デジタルツールが苦手でも気軽に使えます。機能が多すぎず、シンプルで覚えやすいのもポイントです。
③Miro（ミロ）
▶オンラインホワイトボードツール。全世界で2,500万人以上のユーザーが利用しています。
こちらも無料版で十分な機能を備えています。
▶メンバー全員で共同編集が可能なオンライン上のホワイトボードに、文字を書いた付箋を貼ったり、絵を描いたり。
話し合いの目的に応じたテンプレートも用意されています。
▶意見を出し合い、類似意見をグルーピングするなど、ミーティングやブレストの進め方が劇的に変わります。
議事の内容を書き出したホワイトボードを撮影して画像にする、という手間も不要に。
上記3つのうち、特にSlackは、当社のコミュニケーション･情報伝達に欠かせないものとして非常に役立っています。
コミュニケーションを変えることは業務のスピードを上げ、クリエイティビティを向上させる効果もありますので、まずは導入してみてはいかがでしょうか？
デジタルツールの選び方
当社でリアルに使っているデジタルツールの他にも、世の中には便利なデジタルツールがたくさんあります。
いくら便利なデジタルツールでも、自分たちの事業・状況に合っていないものを導入してしまった結果「逆に業務が進めにくくなった」ということもあるかもしれません。
そういったことがないように、デジタルツールの選び方で失敗しないためのポイントを3つ解説します。
●使い方が難しくないか
企業では、パソコンスキルや使用頻度、デジタルの知識にバラツキがあることがほとんどなので、なるべく直感的に操作が可能なユーザビリティの高いデジタルツールを選びましょう。
難しいデジタルツールを導入してしまうと、担当部署への問い合わせが増えて、逆に社内の負担やコストが増えてしまうことも考えられます。
また、機能が多すぎるのも使いこなせない原因になりがちなので、導入の目的をシンプルに果たすデジタルツールを選ぶと良いでしょう。
●スモールスタートで始められるか
無料トライアルなどを活用し、担当部署単位で使ってみて、導入予定のデジタルツールの実際の使用感を確かめることをおすすめします。
デジタルツールの内容をどんなにリサーチをしていても、使ってみて初めて分かることが多いものです。
試用段階で、デジタルツールの操作性や各デバイスへの対応のほか、すでに社内で導入しているほかのシステムとの連携や相性をチェックするのも大切です。
●全社的な業務に使えるか
DXの手始めに導入するデジタルツールは、多少の差はあっても全社員が業務で日常的に使用できるものが望ましいです。
また、全社員が使うデジタルツールの運用では、最低限の使用ルールもあった方が良いでしょう。いつ、どこで、誰と、何のために、どのように使うのかを社員間で共有したうえで活用することで、より業務がはかどり、デジタルツールの真の価値を実感できるでしょう。
これらのポイントから、デジタルツールの中でも「コミュニケーションツール」「ビデオ会議ツール」「勤怠管理ツール」「タスク･プロジェクト管理ツール」が導入しやすいのではないでしょうか？
デジタルツールを導入・活用し、便利で円滑な業務環境を整え、デジタル化のメリットを現場の業務で実感することからDXを始めてみませんか？
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ーーCONTENTSーー
- DXが求められる背景
- DXの本当の意味とインパクト
- DXに推進に向けた具体的な取り組み方
- DXのために今すぐ導入すべきデジタルツール
