Webシステムの導入で業務改善・作業時間の短縮を実現
株式会社ライフプロモート 様
導入サービス ： Webシステム開発／システム保守サービス
課題 ： 食材検収用の帳票（検収簿）のペーパーレス化を行いたい
株式会社ライフプロモート 様
［ 事業内容 ］集団給食食材卸業・商品開発事業・給食受託事業
給食食材卸や食品開発、給食受託など、食に関連するサービスを提供。病院や福祉施設・学校・保育園などに対し、管理栄養士が作成した献立を基にした食材キットの販売や、オリジナルの減塩調味料などの商品開発も行う。
株式会社ライフプロモート様は、給食の調理・食事の提供サービスを行うグループ会社（株式会社日本フードリンク様）と連携し、新潟県内約100か所の施設に給食用の食材を提供しています。主な得意先としては福祉施設や病院の比率が高く、食品の安全と衛生管理にグループをあげて取り組んでいます。同グループは確実で効率的な運営と食にかかわるサービス・品質の向上を目指し、社内のDX化を推進しています。
ライフプロモート様では給食用の食材を各施設に納品する際、旧来からの紙の検収簿を使用して検収を行っていました。そのため、食品をリストから探す際に混乱が生じたり、ときには帳票の不着や誤送付などのミスが発生したりすることもありました。また、過去の検収簿を保管するスペースの問題も無視できるものではありませんでした。
これらの課題を解決するため、検収簿の完全デジタル化を目指すプロジェクトをグローバルネットコアがお手伝いいたしました。
※掲載内容は取材当時のものです課題
食材検収用の帳票（検収簿）をデジタル化したい
- 検収簿の未着や誤送付が生じるケースがあった
- 検収簿と食材の照らし合わせに膨大な手間が掛かる
- 検収簿の保管に膨大なスペースが必要である
理由
対応が迅速であり、DXのノウハウが豊富
- 問い合わせや提案依頼に対するレスポンスが迅速だった
- グローバルネットコアのシステム開発力に期待できた
- システムだけでなく、社内インフラまで含めたDX化の相談ができる
成果・効果
検収作業の効率が大幅に向上し、DX推進のきっかけに
- 検収作業にかかる時間がこれまでの約半分に短縮
- 過去のデータもすべてシステムで一元管理
- 社内のDX化への興味関心が高まり、業務改善意識が向上
導入前の課題
食材検収用の帳票（検収簿）をデジタル化したい
これまで、ライフプロモート様が食材を各施設の調理現場に納品する際は、冷凍・冷蔵・常温に仕分けされた食材とあわせて紙の検収簿をお届けして検収作業を行っていました。
膨大な数の食材を検収用紙と照らし合わせ、数量や温度、包装状態など6〜7項目をチェックします。現場によっては食材の読み上げと検収簿の記入を2人体制で手分けして行う必要があり、作業時間の短縮と検収方法の改善が求められていました。また、検収簿は紙でやり取りを行っていたため、単純な渡し忘れや仕分けミスなどのヒューマンエラーが生じることもゼロではありませんでした。
さらに、記入済みの検収簿は5年間保存することが保健所によって指導されています。一日10枚ほどの検収簿でも、1ヵ月20日稼働として200枚。5年間分となると、段ボール5箱くらいになってしまいます。保管するスペースの確保の問題に加え、保健所の監査などが入るときには書類の山から指定の検収簿を探さなくてはならず、大変な労力が必要になっていました。
加えてライフプロモート様・日本フードリンク様社内では、社内のDX化を推進する動きがあり、検収時間の短縮と検収簿の保管問題を解決するためにも、検収簿の早急なデジタル化が望まれていました。
選んだ理由
対応が迅速であり、DXのノウハウが豊富
ライフプロモート様のDX推進を担当している日本フードリンク管理本部の近藤勇希様から、グローバルネットコアにWebシステムの構築の相談がありました。実は近藤様は、以前にもグローバルネットコアの業務に触れる機会があったそうです。Webシステムの開発から社内ネットワークの整備まで幅広いDX化に対応できることを知っていたこともグローバルネットコアを選んだ大きなポイントになったといいます。
近藤様がまとめた要望をもとに、担当営業・システムエンジニアと仕様の打ち合わせを進め、最終的には下記のようなWebシステムを開発することになりました。
検収用紙を主に記入するのは、食材の納品先の調理員の方。検収簿が紙からタブレット端末になることで、年齢層の高い方が画面操作に迷うことも予想されました。グローバルネットコアのシステムエンジニアは、「できるだけシンプルなUI（ユーザーインターフェイス）とし、操作性を高める」「文字やチェックボックスはなるべく見やすく、大きくする」といった提案を行い、幅広い年齢層の方が使いやすいシステムを目指して構築を進めました。
タブレットで表示する検収画面のデザインは、これまでの検収用紙の見た目を踏襲しつつ、これまでランダムとなっていた食材の並び順を保管温度帯（冷凍・冷蔵・常温）ごとに整理しました。また、検収簿や商品マスタはもちろんのこと、得意先の情報もシステム上から管理できるようにしたことで、検収作業にかかわる情報の一元化を実現しました。
「システムエンジニアがスピード感をもって対応してくれたおかげで、スムーズにシステムの導入を進めることができました。知識が豊富でコミュニケーションも取りやすく、私たちが抱えていた課題を解決する仕組みを提案してもらいました」（近藤様）
導入後の成果・効果
検収作業の効率が大幅に向上し、DX推進のきっかけに
こうして開発された検収簿の記入・管理システムは、「Smart検収簿」と名付けられました。
本格的にシステムを導入するにあたり、ライフプロモート様ではトライアル期間を設けて現場からフィードバックを得ることにしました。
「ご年配の調理員さんが検収簿のデジタル化に抵抗感を持つ懸念があったため、幅広い年齢層の方が在籍する6施設をピックアップし、お試しで導入してもらいました。予想に反して、年齢層が上の方ほど『これは便利！』『すごく良くなった！』とポジティブな反応が多く出ました。利便性が高く、使いやすいシステムであれば、作業を改善して現場のみなさんから高く評価してもらえるという気づきになりました」と近藤様。
施設によっては1日あたり30〜40分かかっていた検収作業が10分で済むようになり、リストの読み上げやチェックの分担を行う必要もなくなりました。また、検収用紙や記入済みの帳簿をすべてシステム上から管理・検索できるようになったことで、社内業務の時間削減にも大きく貢献。ライフプロモート様・日本フードリンク様ともに、本来の業務により力を入れられる体制が整いました。
「Smart検収簿」の導入以降、社内で「この伝票はデジタル化しても良いのでは」「この課題はシステムで解決できないか」などの意見交換が活発になったといいます。さらなる社内のDX化に向け、近藤様は「調理施設内の無線アクセスポイントの整備等にも取り組んでいきたい」と意気込みます。
グローバルネットコアは、「Smart検収簿」をはじめとしたWebシステムの開発や社内ネットワークの整備などを通じて、引き続きライフプロモート様・日本フードリンク様のDX推進をサポートして参ります。
▶株式会社ライフプロモート様 導入事例インタビュー動画
ご担当者様のコメント
DX化推進のパートナーとして、これからも期待しています
「紙からデジタルへ。『Smart検収簿』でそれが実現でき、効果も実証できました。現場からも「簡単」「便利」といった声が聞こえてきます。今後は『Smart検収簿』の枠組みを活用し、いまも紙ベースとなっている伝票のペーパーレス化や、ゆくゆくはグループ内の受発注システムの共通化にも取り組んでいきたいと考えています。
グローバルネットコアにはWebシステムの開発に限らず、社内インフラの整備についてもご相談をしていきたいです。当社のDX化を共に推進するパートナーとして、これからも期待しています！」
ご担当者様 株式会社日本フードリンク 管理本部 DX推進部 課長 近藤 勇希 様
