社会的意義の高い検査を支えるWebシステム
愛宕商事株式会社 様
導入サービス ： スタンダードホスティングサービス／Webシステム開発／システム保守サービス
課題 ： 検査受付から結果の連絡までを確実、かつ、効率的に行いたい
愛宕商事株式会社 様
［ 事業内容 ］教育事業、医療福祉事業、保険事業、旅行事業、薬局事業、指定管理事業、事業開発、貿易事業など
［ ご担当者 ］鶴巻様
NSGグループの一員として1981年に設立。教育、医療、福祉施設などへの物品の販売をはじめ、保険代理店、環境事業、旅行代理店、指定管理事業、調剤薬局などニーズに応えた多角的な事業展開を行う。
世界中に大きなインパクトをもたらした新型コロナウイルス。新潟県内でも検査体制の拡充が叫ばれていた中、県内を代表するグループ企業であるNSGグループでは、社会貢献の一環として民間のPCR検査センター設立を決めました。
運営するのは医療資源の供給網を持つ愛宕商事株式会社様。新潟駅南口プラーカ3付近に「にいがたPCR検査センター」がオープンしたのは、その決定からわずか3カ月ほど後のこと。逼迫する情勢に対応すべくスピード最優先でセンターの開設を急いだたため、業務フローを支えるシステムには未整備の部分が残り、その改善が求められていました。
※2023年3月31日をもって、同センターでの検査は終了しました
※掲載内容は取材当時のものです ※記事中の写真は撮影時のみマスクを外しています
課題
スタッフの負担を減らし検査結果の通知を確実に
- 検査を利用した方に、確実に検査結果のフィードバックを行いたい
- 検査受付･検査･結果通知の過程で発生する事務的な負担を軽減したい
- 利用者の個人情報をより安全に活用できるシステムを構築したい
理由
誰でも扱える簡便さ、顧客情報の管理も確実に行える
- 既存のシステムを繋ぐ顧客管理システムで作業の簡略化が可能に
- 顧客情報をデータベース化して活用し、より安全に管理できる
- パソコンに不慣れでも問題のない、ボタンを押すだけの簡単操作
成果・効果
残業がほぼなくなり、検査のキャパシティも広がった
- 業務がスムーズになりスタッフの残業がほぼなくなった
- 効率的な運営で検査のキャパシティを大幅に拡充できた
- 新たな検査場を開設する際も、システムを横展開できた
- セキュリティの高い顧客データベースで、情報漏洩対策も安心
導入前の課題
スタッフの負担を減らし検査結果の通知を確実に
新潟県内で初めての民間PCR検査センターとして開設された「にいがたPCR検査センター」。社会情勢を鑑みた愛宕商事様の尽力により、短期間での開設が実現しました。
しかし、短期間でセンターを立ち上げるために、業務システムは最低限の導入となったため、様々な部分で現場に負担がかかったといいます。センターで行う業務は「予約」「当日の受付」「検査」「検査結果のフィードバック」までです。当初、システム化していたのはWebでの予約受付のみ。採取した検体に貼るラベルは予約システムの情報を見ながら手作業で出力し、検査結果の反映は利用者の予約データを開いて1つひとつ手作業で入力していました。しかも、検査結果の反映は間違いが許されず、これらの作業は慎重を期さなければなりません。
「当時は1日80件くらいの検査を行っていましたが、スタッフが一番時間を取られたのはお客様への結果通知の対応とそのための入力業務。『最短で即日結果報告』を掲げていましたので、結果の問い合わせの電話もすごく多くて」（鶴巻様）。常にマスクに手袋、感染防止の装備を施しての業務が夜まで続く激務で、残念ながら辞めていくスタッフも多かったといいます。そこで、業務負担の軽減を目指したシステム構築を検討するようになり、知り合いの企業からグローバルネットコアを紹介してもらったことをきっかけに、システムの改善に取り組むことになりました。
選んだ理由
誰でも扱える簡便さ、顧客情報の管理も確実に行える
担当の鶴巻様自身、以前はEC関連の事業を行っていたこともあり、業務システムの問題点も当初から把握されていました。
受付システムからお客様のデータをcsv形式で出力し、利用者の個人情報や検査結果を一元管理できる顧客管理システムがあれば、バラバラに行わざるを得なかった後工程の作業も一本化・自動化することができます。そこで、グローバルネットコアの担当者と、バラバラになっていた業務を繋ぐ顧客管理システムの構想を練り上げました。システムのインターフェイスや動作の確認には、AdobeXDというWebデザインなどに使うソフトを使って共有しながら細部を詰めていきました。「要望が出しやすく、非常にスムースにシステム構築が進みました。こちらのニーズをくみ取って形にしていただきました」（鶴巻様）。
「1日でも早く」というご要望に応え、2カ月ほどで顧客管理システムの納品を果たしました。将来的に他の施設でも運用できるよう、拡張性を考慮してWebシステムで構築しました。予約の受付、当日の来店リスト、検査ラベルの出力、検査結果の登録、検査結果のメール一括送信。これらの作業が全て自動化され、パソコンの扱いに慣れていないスタッフでも簡単に行えるよう、ボタンをいくつか押すだけで操作が完了するようにシステムをデザインしました。
「ここでは非常にデリケートなデータを扱いますから、絶対に間違いはあってはいけません。けれど人が作業をすると、どうしても入力ミスやコピーミスなどが起きてしまいます。それは私がECサイトの運用をやっていて痛感した部分でもあります。この顧客管理システムのおかげで、かなりの部分で自動化され、とても良いシステムに仕上がったと思っています」（鶴巻様）。
導入後の成果・効果
残業がほぼなくなり、検査のキャパシティも広がった
顧客管理システムが稼働して、業務は一気に改善されます。手作業で時間がかかっていたラベルの作成はわずか2、3分に。受付時のデータをもとに、結果通知のメールはボタン1つで送信できるため、スタッフの業務は大いに軽減。夜までかかることもあった作業が、ほぼ残業なしで可能になりました。業務負荷の軽減によりスタッフの定着率も上がり、人員探しに忙殺されることもなくなりました。簡単な操作で扱えるシステムのため、新しいスタッフを採用した場合も短期間の教育で現場に立てるといった良い面も。
また、事務作業の効率化により、検査のキャパシティはこれまでの1日80件から150件に拡大。多くの方が安心して検査を受けられる体制が整いました。さらに、2022年2月には古町の「はあとふる薬局 古町ルフル店」でも、この顧客管理システムを利用したPCR検査センターが開設されました。より多くの人が検査機会を得ることで、安心して社会活動が行える。今回、グローバルネットコアが手掛けた顧客管理システムがその一助になったのであれば幸いです。
「出来上がった顧客管理システムに不満は一切ないし、完全にモトはとった（笑）という感じです。セキュリティの面でも安心できる仕組みになりましたし、最初からこのシステムがあれば良かったですね。今後、PCR検査センターは感染状況などに応じていずれ役割を終えるでしょう。それでもきっと十分に、社会貢献を果たせたのだと思います」（鶴巻様）。
ご担当者様のコメント
とても信頼できるシステム会社だと思いました
「顧客のニーズを正確に汲み取って、それを実現できる信頼できるシステム会社だと思いました。開発に当たってもシステムの完成図案や提案などを分かりやすく見せてもらえて、こちらの思い描いた通りのものを作ってくれました。とても親身になってくれるし、レスポンスも早いですね。また、運用する中での細かい修正など、アフターフォローもすごくしっかりしていました」
ご担当者様 デジタルソリューション部 部長 鶴巻 様
